En s’inscrivant et en participant aux activités organisées par le Service national de la jeunesse (SNJ) ou un de ses partenaires, le participant respectivement la/les personne(s) exerçant l’autorité parentale acceptent les présentes conditions générales.
1. Inscription
Les données collectées dans le cadre de l’inscription à une activité sont strictement nécessaires à la bonne préparation et au bon déroulement des activités. Une inscription incomplète ou fautive peut être refusée. Toute inscription n’est définitive qu’après le versement des frais de participation.
2. Conditions d’inscription et de participation
Tout jeune répondant aux critères suivants est éligible pour s’inscrire aux activités du SNJ ou de ses partenaires :
- Avoir l’âge requis pour l’activité.
- Maîtriser la ou les langues utilisées pour l’activité, telles que spécifiées dans sa description.
- S’engager à participer pendant toute la durée de l’activité. Les départs anticipés ne sont pas autorisés, sauf accord écrit obtenu après une demande formelle détaillée soumise au moins un mois avant le début de l’activité. Le SNJ donne la priorité aux participants présents pour toute la durée de l’activité et se réserve le droit de refuser un participant prévoyant un départ anticipé.
- Posséder les compétences requises pour l’activité (par exemple, compétences musicales pour un stage de musique, formation pour devenir animateur, etc.), telles qu’indiquées dans la fiche d’activité correspondante.
- Être en possession d’une carte d’identité valide.
- Être en possession d’un numéro d’identification national.
- Les participants doivent désigner à l’arrivée une personne de contact en cas d’urgence capable de récupérer le participant lors de l’activité si besoin.
Les demandes d’inscriptions sont traitées selon l’ordre de priorité suivant :
- Selon leur date d’entrée auprès du secrétariat du SNJ ;
- Seules les inscriptions par le portail www.snj.public.lu/summeracademy sont recevables et sont prises en considération.
3. Délais de paiement
Le paiement doit être effecuté 4 semaines avant le début de l’activité. Une fois dépassé ce délai, vous recevrez un premier et dernier rappel. Nous vous prions de bien vouloir payer les frais de participation dans les 10 jours ouvrables qui suivent la date de réception du premier et dernier rappel. En cas de manquement à cette obligation, le SNJ se réserve le droit d’annuler l’inscription.
4. Prestations incluses dans les frais de participation
Les prestations suivantes sont comprises dans les frais de participation :
- Repas selon programme annexé ;
- Les transports au cours de l’activité en question ;
- Les activités en tant que telles ;
- L’encadrement éducatif pendant les activités ;
- Le matériel pour les ateliers, ainsi que les visites et excursions éventuelles au cours de l’activité.
Les frais de transport vers le lieu de l’activité et celui du retour après l’activité ne sont pas compris.
5. Réduction de prix
Bénéficiares de l’allocation de vie chère
Sur demande formelle, une réduction de prix peut être accordée aux personnes bénéficiant de l’allocation de vie chère. La demande de réduction de prix est à introduire avant le paiement des frais de participation de l’activité à l’adresse mail cinqfontaines@snj.lu. La demande doit être accompagnée d’une copie du « certificat des prestations d’allocation de vie chère ». Une réduction n’est valable qu’après réception d’une confirmation écrite par courrier électronique. Aucune demande de réduction ne pourra être introduite après réception des frais de participation.
Demandeur de protection internationale (DPI)
Les personnes ayant le statut de « Demandeur de protection internationale (DPI) » ont la possibilité de participer gratuitement aux activités du SNJ. Nous vous prions d’introduire une « fiche de demandeur de protection » valable à l’adresse mail cinqfontaines@snj.lu.
6. Responsabilité du participant
Les participants doivent se présenter à l’heure au point de départ de l’activité. En règle générale, le trajet vers l’activité doit être assuré par le participant lui-même ou son représentant légal. Si un transport collectif vers le lieu de l’activité est prévu, les participants sont informés du point de rassemblement. En cas d’arrivée tardive, aucun droit de remboursement n’est accordé.
Les participants suivront les consignes, notamment les règles de sécurité, émanant du personnel du SNJ ou des encadrants responsables des activités.
7. Conditions pourraient entraîner un renvoi du participant
Le non-respect des conditions suivantes pourrait entraîner l’exclusion d’un participant :
- Comportement inapproprié ou perturbateur, mettant en danger la sécurité des autres participants.
- Non-respect des règles de conduite établies pour l’activité.
- Le respect du site de Cinqfontaines en tant que lieu de mémoire.
- Usage de substances interdites ou non autorisées.
- Manquement aux exigences spécifiques liées à l’activité.
- Tout acte allant à l’encontre des principes ou des valeurs du SNJ ou le co-organisateur.
Dans ce cas auncun remboursement des frais d’inscription sont éligible.
Les animateurs et formateurs sont soumis aux mêmes règles et conditions.
8. Consommation de tabac
Conformément à la loi, il est strictement interdit aux mineurs de consommer du tabac.
Il est strictement interdit de fumer à l’intérieur des bâtiments du centre et dans le complexe à l’exception de la zone fumeurs installée près de l’entrée principale du site. Les mégots doivent être déposés dans les récipients prévus à cet effet (cendrier, poubelle etc.).
9. Portables et objets de valeur
D’une manière générale, afin d’éviter toute perte, tout dégât ou toute destruction éventuelle, le SNJ recommande fortement de ne pas apporter d’objets de valeur de quelle nature que ce soit.
En tant qu’organisateur, le SNJ décline toute responsabilité en cas de perte, de vol ou d’endommagement des objets de valeurs tels que GSM, jeux électroniques, argent de poche, bijoux, etc.
10. Objets perdus
Tout objet perdu lors d’une activité du SNJ et retrouvé après-coup par un responsable de l’activité ou un agent du SNJ peut être récupéré après avoir convenu d’un rendez-vous à travers « prets@snj.lu » à des dates à convenir avec le service technique. Le SNJ se réserve le droit de donner les objets non réclamés durant les trois mois après la fin de l’activité à une œuvre caritative.
11. Annulation et remboursement
Toute annulation par le participant doit être communiquée au moins 14 jours ouvrables avant le début de l’activité, sauf pour cause de maladie.
En cas d’annulation opérée par le participant ou son représentant légal, une demande de remboursement des frais d’inscription devra être introduite au plus tard 3 jours ouvrables après la fin de l’activité en question. Dépassant ce délai, aucun remboursement ne sera accordé.
Un remboursement de 50 % des frais de participation peut être accordé lorsqu’un participant quitte l’activité pendant les trois premiers jours de l’activité pour une des raisons suivantes :
- Si le participant souhaite quitter l’activité en raison d’une maladie;
- renvoi par un responsable de l’activité en raison de maladie, de problèmes familiaux, de troubles psychiques ou de comportement
Aucun remboursement n’est prévu si le participant interrompt ou raccourcit son séjour de sa propre initiative, ou s’il ne consomme pas les services inclus dans le prix d’inscription.
En cas d’annulation de la part du SNJ, les frais d’inscription sont remboursés intégralement. Aucun dédommagement supplémentaire n’est possible dans le cas d’une telle annulation.
Toute annulation du participant ainsi que la demande de remboursement doivent être envoyées par e-mail à l’adresse suivante : cinqfontaines@snj.lu.
12. Assurances
Les activités du SNJ ainsi que les participants à ces activités sont couvertes par deux assurances distinctes, à savoir l’assurance accidents et l’assurance responsabilité civile. L’étendue de leur couverture étant régie par les polices d’assurance respectives ainsi que les dispositions légales en vigueur, les explications suivantes sont fournies à titre non-contractuel :
L’assurance accidents couvre les dommages corporels pouvant survenir aux participants pendant l’activité. Ni le trajet vers le lieu de l’activité, ni le retour du lieu de l’activité n’est couvert, sauf dans le cas où ce trajet est organisé par le SNJ lui-même. Il est à noter que l’assurance maladie individuelle des participants (ou du/des représentant(s) légal/légaux, pour les personnes encore assurés par ce biais) continue à courir lors d’une activité de loisirs.
Le SNJ ne saurait être tenu responsable de la survenance d’une quelconque maladie du participant lors d’une activité. Par conséquent, toute visite médicale dans ce contexte tombe sous l’assurance maladie du participant ou de son/ses représentant(s) légal/légaux.
L’assurance responsabilité civile couvre la responsabilité civile des responsables du SNJ, des enseignants détachés, des moniteurs, animateurs et surveillants, des stagiaires ainsi que des participants contre les conséquences pécuniaires qu’ils peuvent encourir à raison des dommages corporels ou matériels causés à des tiers à l’occasion des activités du SNJ. Dans ce contexte, il y a lieu de préciser que si un participant cause un dommage (corporel ou matériel) à un autre participant, sa propre responsabilité civile sinon celle de son représentant légal est mise en cause avec toutes les conséquences de droit.
13. Documentation photo
Dans l’intérêt de couvrir l’activité à laquelle le participant s’est inscrit et pour pouvoir promouvoir des activités pareilles ou comparables dans le futur, le SNJ documente, à travers les responsables de l’activité, sinon des photographes professionnels, l’activité en cause. A ce sujet, des prises de photos et/ou des enregistrement vidéo peuvent être prises de l’activité.
Les prises de photos sinon les enregistrements visuels peuvent être utilisées dans le cadre de documents imprimés ou électroniques, livres, dépliants, outils de promotion, revues, bulletins, site Web, réseaux sociaux et autres documents de même nature produits par le SNJ et ce, dans un but non commercial.
Le SNJ s’engage à respecter, dans les mesures du possible, le choix du participant ou de son représentant légal.
Si, en tout éventualité, le participant se retrouve sur une photo publiée sur un des sites opérés par le SNJ et qu’il souhaite demander la suppression de celle-ci, il est prié d’envoyer un message à communication@snj.lu en indiquant son nom, adresse email, raison ainsi que l’adresse directe vers la photo en question sur le site en question.
Après vérification de la recevabilité de la demande, les services du SNJ procéderont, dans un délai raisonnable, à la suppression de la photo sur le site en question.
14. Protection des données à caractère personnel
Par « données à caractère personnel » il faut entendre, toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable. Est réputée identifiable une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments spécifiques, propres à son identité. Les données à caractère personnel communiquées par l’usager sont traitées en conformité avec le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation des données (https://cnpd.public.lu/fr/dossiers-thematiques/Reglement-general-sur-la-protection-des-donnees.html).
Pour les activités organisées et publiées sur le présent site internet par le Centre Cinqfontaines, le SNJ agit comme responsable de traitement aux termes du règlement général sur la protection des données à caractère personnel.
Afin de pouvoir gérer les activités proposées, le SNJ est tenu de collecter des données à caractère personnel, pour l’inscription et l’organisation des activités proportionnellement par rapport à sa fin.
Plus particulièrement, le SNJ collecte les données suivantes :
- Le nom de famille du jeune ou de l’enfant participant
- Le prénom du jeune ou de l’enfant participant
- La date de naissance du jeune ou de l’enfant participant
- Le numéro de sécurité social du jeune ou de l’enfant participant
- Le sexe du jeune ou de l’enfant participant
- L’adresse du jeune ou de l’enfant participant
- Le numéro de téléphone du jeune ou du représentant legal de l’enfant participant
- L’adresse email du jeune ou du représentant legal de l’enfant participant
- Des précisions sur d’éventuelles pathologies du jeune ou de l’enfant participant
- Des informations sur un éventuel régime spécifique du jeune ou de l’enfant participant
- Des informations concernant des allergies et/ou des intolérances alimentaires du jeune ou de l’enfant participant
En outre, le SNJ récolte les adresses IP dans les logs des serveurs web pour des questions de sécurité, le consentement de l’usager n’est pas nécessaire avant de visiter ce site.
Les données personnelles recueillies seront conservées à partir du moment de la collecte à travers le présent site internet et jusqu’elles resteront nécessaires pour l’accomplissement des finalités susmentionnées. Elles ne sont enregistrées que dans la mesure nécessaire pour répondre au particulier.
Pour être le plus précis, les données à caractère personnel telles que susmentionnées sont conservées jusqu’à 2 semaines après la fin de l’activité dans le cadre de laquelle elles ont été collectées.
Après l’écoulement des 2 semaines, les données à caractère personnel en question sont anonymisées. Seulement le sexe et l’âge du participant au moment de l’activité sont gardées pour des fins statistiques.
L’accès à ces données sera strictement limité aux agents du SNJ et les intervenants du Centre Cinqfontaines qui interviennent directement ou indirectement dans l’organisation et la tenue de l’activité.
Au sein du SNJ, ont accès aux données à caractère personnel collectés dans le cadre de l’inscription à des activités proposées sur le présent site:
- Les agents du secrétariat du Centre Cinqfontaines
- Les agents du service de communication du SNJ
- Les agents de la division “offres pédagogiques” – équipe “Mënscherechter erliewen”.
Les données collectées ne seront en aucun cas communiquées ou transférées à des tiers.
L’usager peut adresser des réclamations relatives à la protection des données le concernant via les canaux de communication respectifs mis à disposition ainsi qu’auprès du responsable en l’occurrence le SNJ. L’usager peut, par ailleurs, déposer sa réclamation auprès du délégué à la protection des données du SNJ. Le responsable des traitements des données à caractère personnel est :
Le Service national de la jeunesse
33, Rives de Clausen
L-2165 Luxembourg
Téléphone : (+352) 247-86465
dpo@snj.lu
15. Contact
Pour tout renseignement supplémentaire : cinqfontaines@snj.lu.